مزایای استفاده ازدستگاههای چندکاره

1392/4/29

برای اسناد مهم خود به کمک یک دستگاه همه کاره نسخه  پشتیبان تهیه کنید.

 
مقدمه
 
کاغذ یک حقیقت در زندگی است که اسناد روی آن چاپ میشوند و شما با آن سرو کار دارید.زمانی که شما به راهی برای نگهداری اسناد مهم تان درزندگی فکر میکنید
 
حتما به این نکته توجه داشته باشید که بهترین راه برای این کار اسکن کردن آن ها با یک دستگاه همه کاره و تبدیل مدارک به نسخه های الکترونیکی است که به راحتی ذخیره و نگهداری میشوند و عملا به سطح بالاتری از امنیت در برابر بلایای طبیعی  دست می یابید.
 
امنیت و سهولت:
 
در طول زندگی اسناد بسیاری وجود دارند که نیاز به جمع آوری دارند.مدارک تولد،کارتهای امنیت اجتماعی ،اوراق بانکی ،اسناد ملکی،مدارک بیمه و مواردی از این قبیل.اینها فقط تعداد کمی از اسنادی است که شما در طول زندگی به آنها برمیخورید و مجبورید از آنها حفاظت کنیدو اغلب آنها یک یا چند برگ هستند که شما می بایست از آنها مراقبت کامل به عمل آورید در حالیکه کاغذ ساده ترین وسیله برای این کار نیست.
 
کاغذ در برابر بلایای طبیعی آسیب پذیر است،آتش سوزی، سیل و یا هر حادثه طبیعی دیگری می تواند کاغذ را به سرعت از بین ببرد بنابر این حجم وسیعی از اسناد شخصی شما همواره در معرض خطر هستندچه بسا این اسناد اوراق هویت و یا اوراق مالکیت شما باشند.
 
شما به یک سیستم بایگانی اسناد نیاز دارید یک پشته بزرگ از کاغذ ،همچنان کاغذ است.
 
علاوه بر این شما بایست بخشی از فضای منزل خود را به این امر اختصاص دهید.
 
در دنیای امروز، نسخه های الکترونیکی اسناد کاغذی جایگزین ساده و قابل اعتمادی برای کپی های کاغذی اسناد مهم شماست.
 
فایل های الکترونیکی:
 
فایل های الکترونیکی را میتوان روی درایوهای جانبی ذخیره کرد و حتی آنها را در منزل دوستانتان به امانت بگذارید با این روش حتی اگر اسناد کاغذی شخصی  شما از بین برود با داشتن نسخه های الکترونیکی آنها میتوانید ثابت کنید چه کسی هستید و چه چیزهایی در تملک دارید.
 
به سادگی میتوانید آنها را مرتب کنید بدون اینکه آنها را روی زمین پخش کنید و یا میزی به این کار اختصاص دهید
 
علاوه بر این ها در فضای چند بایتی فایل هایتان را ذخیره میکنید نه در ابعاد چند اینچی و یا حتی چند پایی و اینگونه در حفظ منابع محیط زیست کمک میکند چون درختان کمتری برای تهیه کاغذ از بین میروند.
 
 
از چه چیز نسخه پشتیبان تهیه کنیم ؟
 
حافظه های دیجیتال بسیارآسان و ارزان هستند .سوال اینکه چه چیزهایی را در آنها ذخیره کرد ؟
 
میتوان اینگونه پاسخ داد ؛هر سندی که جابجایی و بازیابی اش مشکل باشد یا حاوی اطلاعات کلیدی در مورد شما،خانواده تان و دارایی تان باشد  گزینه قطعی برای دیجیتالی شدن می باشد.
 
مدارک تولد ، ازدواج ، وفات
 
اسناد دارایی ، وصیت نامه ، وام
 
قراردادهایی که شما ثبت کرده اید و سایر مدارک و اسناد تحصیلی دانشگاهی و موسسه ای.
 
اینها فقط یک لیست ابتدایی از این موارد هستند.
 
 
چه نوع اسکنری بایست تهیه کنید؟
 
است که فکس-اسکن-کپی و پرینت را به شما ارائه میدهد. all in one  بهترین گزینه برای شما یک دستگاه
 
البته یک اسکنر تک کاره نیز می تواند جایگزین خوبی باشد .
 
اگر شما می خواهید یک سیستم جدید به منزل خود اضافه کنید یک دستگاه all in one جایگزین مناسبی برای یک پرینتر تک کاره است، چرا که با هزینه کمتر از وقتی تک تک این دستگاه ها را تهیه می کنید علاوه بر این فضای کمتری هم اشغال میشود.
 
اگر قصد دارید اسناد رنگی خود را اسکن کنید مانند اولین کارت تبریک سال نو یا عکسهای دلداده شما به اسکنر رنگی مناسبی نیاز دارید که کیفیت پایاپای با نسخه کاغذی به شما ارائه دهد.
 
 
ترفند و راهکارها برای استفاده از اسکنر :
 
زمانیکه برای اسکن کردن اسناد خود آماده اید موارد زیر را در نظر بگیرید:
 
  • تنظیمات اسکنر را روی 300 dpi  یا بالاتر تنظیم کنید.
  • قبل از اسکن کردن مشخص کنید که فایل های اسکن شده تان را چطور و کجا میخواهید ذخیره و مرتب سازی کنید. (چیزی شبیه به فایل ذخیره اسنادکاغذی)
  • اسناد اسکن شده خود را با نام های صحیح و مناسب نامگذلری کنید تا دسترسی به آنها برایتان آسان شود
تگ ها